運用ソフト～利用者名簿の移行

年度替わりの季節になると、頭が痛いのが、利用者名簿の学年移行です。

今どき、どの学校でも、名簿は表計算ソフトで作っているでしょう。それをそのまま読み込んでおしまい！とやりたいのですが、ソフトの仕様でそれはできないことになっています。

それができるのは、新入生だけ。

その新入生に関しても、学校の名簿では、読み仮名が全角ひらがなで作ってあったので、半角カタカナに直さなければなりませんでした。

表計算ソフトを使えば、こんな作業は割合簡単です。ひらがな⇔カタカナ、全角⇔半角の変換は、関数を使って一発でできます。マクロを組むという手もあるようですが、ちょっとハードルが高くなります。

ちなみに、ひらがな→カタカナの変換はＰＨＯＮＥＴＩＣ関数、全角→半角の変換はＡＳＣ関数を使います。

さて、ひな形ファイルに氏名データをコピーして、運用ソフトに読み込むのですが、利用者名簿の印刷がまた難関。印刷結果が番号順に出てこなくて、完成するまでに、ずいぶん用紙を無駄にしてしまいました。

新２・３年生に関しては、一人一人、新しいクラスを手入力しなければなりません。

１年生の入力に思いの外手間取って、今日は時間切れ。２・３年生の名簿の移行がうまくいったかどうか、明日のお楽しみとなってしまいました。